logo
Pięć Kroków Skutecznego Planowania Eventów

Wierzcie mi, planowanie to 80% sukcesu z realizacji imprezy. Zajmuje to zwykle kilka godzin lub kilka dni, a daje nam niesamowitą oszczędność czasu i poprawia efektywność zespołu.

Oto 5 zasad jak doprowadzić do realizacji zakończonej sukcesem:

Krok 1. Po co robisz ten event?

Wielkie, średnie czy małe produkcje wymagają dużej ilości pytań i wielkich poświęceń. Ważne jest, aby już na początku wiadomo było, co jest celem, co jest do zrealizowania, jaki charakter ma mieć impreza. Jeśli będzie to koncert – nadamy mu odpowiedni kształt, zrobimy marketing, poinformujemy ludzi przez media, zaprosimy gwiazdę, dostosujemy ridera. Jeśli to ma być impreza charytatywna – przygotujemy ją nieco inaczej. Inaczej imprezę piknikową, inaczej konferencję logistyczną, jeszcze inaczej spotkanie partii politycznej.

Musimy znać cel, poznać potrzeby klienta, wiedzieć co mamy zorganizować i kiedy, bo to określi, z jakich elementów będzie się składał nasz proces planowania od początku do końca.

Jeśli już to wiemy, idziemy dalej – ROZPISZ TO, ZWIZUALIZUJ, POBUDŹ WYOBRAŹNIĘ. Ja to robię w kalendarium. Od daty i „godziny zero” w tył, planuję dzień po dniu, tydzień po tygodniu zadania. Zaznaczam kolorami kamienie milowe – z działań marketingowych, finansowych, administracyjnych, technicznych, załogowych. Ten dokument od dziś jest moim przewodnikiem, aż do realizacji. Wieszam go na ścianie i wszyscy mają do niego dostęp.

Jeśli cel jest już znany, możesz poważnie skoncentrować się na kierunku działania i zaplanowaniu wszystkiego, co trzeba zrobić do dnia wydarzenia. Wybór lokalizacji (podpisanie umowy, zaliczki), zawartość artystyczna imprezy, prelegenci, konferansjerzy, celebryci, zaproszenia, odpowiednio dobrane do imprezy menu, technika audio-video – słowem wszystko, co ma się złożyć na tę imprezę. Spróbuj spojrzeć na jej organizację z każdej strony – pod kątem Twojego klienta, uczestnika imprezy, gościa, dziennikarza, a nawet Twojego szefa. Pomoże Ci to uzyskać pełny obraz potrzeb i zadań, jakie musisz wykonać, aby każda z tych osób była zadowolona. Jedna z najważniejszych zasad na poziomie kreacji to wiedza i zrozumienie osób i ich oczekiwań.

Krok 2. Planowanie zadań.

Dobre zaplanowanie zadań to sekret event managerów. To jak zaplanujesz swoje zadania, jak ocenisz siły i czas, pokaże, jak dobrym jesteś managerem i wyróżni Cię na tle innych. Osobiście radzę Ci – postaraj się, żeby przed samą realizacją projektu mieć jeden dzień wolny, dla siebie. Idź na spotkanie ze znajomymi, do fryzjera, na basen. No stress. Zbieraj siły…

Jest kilka metod przygotowania listy zadań. Najprostszy sposób to Word lub Excel lub, jak kto woli, kartka papieru. Spisanie absolutnie wszystkich rzeczy w rozdziałach i rozpisanie na sub-elementy. Ta lista będzie „żywa” aż do dnia realizacji, bo od tej chwili zadania będą nas bombardować swoim terminem realizacji. Ważne, aby pracować nad nią regularnie – wykreślać zrobione, dodawać nowe, na bieżąco. Niektórzy do tych rzeczy używają whiteboardu, jeszcze inni ufają specjalnym oprogramowaniom dla Project Managerów i Event Managerów. Każda metoda jest dobra, jeśli oszczędza czas, pieniądze, wyklucza pomyłki, nadaje priorytety i spełnia swoją funkcję. Ważne, abyście tego pilnowali i aby współpracownicy wiedzieli, za jaką partię prac kto jest odpowiedzialny, aby uniknąć powielania zadań.

- 1 - 2 - 3 - Powrót do listy artykułów