logo


Krok 5. W dniu imprezy!

Każda impreza jest inna, ale są sprawdzone elementy, które przydają się przy każdej z nich. Znakiem szczególnym dobrego event managera jest to, że w dniu imprezy podczas trwania eventu nie ma co robić. J Mówię serio – to jest możliwe! To dowód na to, że całą swoją ciężką pracę wykonał przed eventem, a w czasie samej realizacji wszyscy wiedzą, co mają robić. Właśnie na tym polega cały Event Management – PLANOWANIE i skuteczna KOMUNIKACJA – to istota i klucz do pomyślnego zakończenia projektu. W dniu imprezy jesteś na realizacji – aby doglądać i obserwować montaż/demontaż, słuchać klientów i reagować na sytuacje nieprzewidziane, zmiany scenariuszy, pogody, czy inne.

Papierologia - nikt jej nie lubi. Ja robię ją na bieżąco, aby później nie utonąć w papierach. W dniu imprezy musisz mieć ze sobą to co w dokumentacji jest najistotniejsze:

1. Budżet i wyliczenia (umowy, przelewy, zaliczki)
2. Lista kontaktów – czyli które instytucje, firmy, goście będą obecni na evencie, jaka jest ich rola, koniecznie telefony komórkowe do tych, z którymi masz współpracować w dniu imprezy.
3. Produkcja i Event Schedule – przygotowujemy, aby pokazać, kiedy rzeczy się wydarzą i zostaną skończone. Słowem wszystko od pierwszego kontaktu do dnia imprezy. Jeżeli coś zaczyna nie grać – reagujesz natychmiast, aby przeszkoda nie spowolniła realizacji kolejnych etapów projektu.
4. Mapa – plan zagospodarowania terenu lub mapa poglądowa całego terenu, na którym będzie dana impreza. To pozwoli Ci dokładnie określać położenie i rozstawienie sceny, zaplecza cateringowego, stref wejścia/wyjścia, zapewnienia dróg awaryjnych, dojazdu do parkingu i innych. W dniu wydarzenia musisz to mieć ze sobą na wypadek dodatkowych pytań od podwykonawców lub klientów.

W twojej podręcznej torbie powinny się też znaleźć:

1. butelka wody
2. kalendarz, notes + dwa, trzy długopisy (przydatny jest też marker)
3. telefon komórkowy + jedna dodatkowa naładowana bateria
4. scyzoryk
5. szpulka taśmy pakowej
6. identyfikator organizatora (ułatwia i otwiera wszystkie drzwi)
7. opcjonalnie: kamyk szczęścia lub coś innego podarowanego przez bliską osobę; sam fakt jego posiadania spowoduje, że w dniu realizacji przydarzą Ci się tylko pozytywne sytuacje.

I co jeszcze?
Proponuję zaufać ludziom, którzy zostali przez Ciebie nominowani do realizacji produkcji. Znasz ich, ufasz im, więc pozwól im działać. Eventy mogą być stresujące i męczące dla tych, którzy są w nich zaangażowani, więc staraj się ich wspierać. Dbaj o swoich podwykonawców. Zapewnij im wodę, jedzenie, jeśli to możliwe, zaplanuj dyżury na odpoczynek w godzinach „spowolnienia”. Pozwól im naładować akumulatory. To się opłaci.

W razie sytuacji kryzysowej – zapamiętaj!
Nieważne jak źle się potoczyły sprawy – to już się stało. Zachowaj spokój, bądź nastawiony pozytywnie – zawsze znajdzie się rozwiązanie. THE SHOW MUST GO ON!

This is it.

Piszcie, proszę! Chętnie odpowiem na wszystkie Wasze pytania i opinie,
Aga
aga@agaciesielska.pl

- 1 - 2 - 3 - Powrót do listy artykułów