logo
Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce - Wywiad dla „Strategie Biznesu” (wydawca Wiedza i Praktyka), Kwiecień 2012

1. Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce - jak wygląda baza, jak się zmieniała w ostatnich latach, jaka jest szacowana wartość tego rynku?

W ciągu ostatnich kilku lat branża MICE zrobiła duży krok naprzód. Start przemysłu spotkań biznesowych zaczął się kształtować w latach 90-tych. W Polsce zaczęto tworzyć nowy ruch przemysłu konferencyjnego, czego zwieńczeniem była gazeta „Kongresy i Konferencje”, później MICE Poland, obie wydawane do dziś. Początkowo były to wydarzenia głównie przygotowane intuicyjnie, podpatrywane nijako z zachodu. Powstały stowarzyszenia oraz insytucje convention bureau specjalizujące się w promocji potencjału konferencyjnego. Polski przemysł spotkań przerodził się na zupełnie inną sferę wykonawczą. W szybkim tempie gonimy kraje Europy Zachodniej dostarczając usługi profesjonalne i wysokiej jakości. Dziś konstrukcja eventów ma przemyślane ramy realizacyjne, adresując do podstawowych założeń klientów. Nowoczesne rozwiązania technologiczne zrewolucjonizowały rynek, przede wszystkim na polu komunikacyjnym. Pomimo iż przemysł organizacji imprez rośnie i rozwija się, zauważalna jest tendencja cięcia budżetów na ich realizacjach. Firmy zaczęły szukać oszczędności. Wybierając destynacje krajowe, zamiast zagranicznych powodują iż ilość imprez i wyniki jakie osiągają hotele konferencyjne ciągle rosną. Potwierdzają to wyniki finansowe sieci hoteli w tym: Mariott, Radisson czy MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel.

2. Czym kierować się przy wyborze obiektów? Kryteria (wiadomo, że niektóre hotele czy centra konferencyjne mają większą renomę, inne mniejszą - czyli skąd się to bierze i jak rozeznać się w tym?) Jaki sprzęt powinien znajdować się w sali konferencyjnej? (wsparcie technologiczne)

Konferencje muszą błyszczeć, promienieć, przyciągać, budzić emocje. Dlatego też, organizatorzy i planiści imprez, oczekują wysokiego poziomu usług, podobnie jak ich klienci, których życzenia są coraz bardziej wyrafinowane i nieprzewidywalne. Lista życzeń obojga stron zwykle zaczyna się od dogodnego dojazdu do obiektu usytuowanego najchętniej w otoczeniu natury, z której można korzystać w czasie wolnym od konferencji. Następnie analizowana jest infrastruktura hotelowa, m.in. SPA, zaplecze konferencyjne, multimedia, możliwość ustawień sali w dowolnych konfiguracjach, dostęp do sprzętu technicznego. Bardzo ważnym elementem staje się również komunikacja na linii organizator – hotel - od procesu planowania, aż do realizacji imprezy. Idąc dalej – podstawa to bezpłatny dostęp do strefy WiFi. Wreszcie zaglądamy do kuchni, degustujemy lunch, niby przypadkowo odwiedzając hotel. Karta menu i melodia słów przyciągająca smaki. A smak jest przecież wizytówką dobrego eventu, często elementem pozostającym w pamięci uczestników najdłużej. Skutecznie przyciąga z powrotem. Istnieją hotele, które zostały zaplanowane z myślą o agencjach eventowych i wydarzeniach jakie mają się tam odbywać. Niestety, jest ich w Polsce zdecydowanie za mało, zaledwie dwa. Jednym z nich jest Centrum Konferencyjne MCC Mazurkas Conference Centre & Hotel w Ożarowie Mazowieckim. Główna Sala konferencyjna „Zeus”, została zaplanowana wspólnie z architektami i event managerami tak, aby spełniała kryteria dostosowania pod niemal każdą imprezę. Salę można „złamać” na kilka mniejszych sal, można podwieszać wzwyżki czy kratownice (do zamontowanych na stałe haków ukrytych pod kasetonami w suficie), istnieje możliwość regulacji poziomu natężenia światła i kolorytu jaki ma dominować podczas eventu. Do tego dodam, że jest reżyserka na stałe wbudowana nad wejściem głównym do Zeusa. Co jest dużym ułatwieniem dla scenografii i planistów eventów podczas planowania imprez? Rzuty sal w 3D, które można pobrać ze strony hotelu (bezpłatnie). Hotel skutecznie przyciąga swoją dobrą kuchnią oraz doskonałą obsługą. Lubimy tu robić imprezy, bo jest prościej planować, mając na starcie narzędzia, które usprawniają pracę. Jaki sprzęt techniczny powinien znajdować się w każdym hotelu? Obowiązkowe minimum to ekran, rzutnik oraz flipchart. Zimą przydają się nagrzewnice. Przy dużych realizacjach organizatorzy zabezpieczają się agregatami. Trudno wymienić w skrócie całą bibliografię sprzętu, którym organizator zabezpiecza swoją imprezę na rożne okoliczności. Na profesjonalnych i wysokobudżetowych imprezach, technika przyjeżdża oddzielnie z wykwalifikowaną armią specjalistów, gdyż to jest najpewniejszym gwarantem pomyślnego zrealizowania imprezy od strony technicznej. Powszechne przy organizacji konferencji staje się stosowanie systemów identyfikacji uczestników konferencji czy RFID. Obiekty konferencyjne inwestują w coraz lepsze systemy wizji i oświetlenia, cyfrowe systemy dyskusyjne i tłumaczenia symultanicznego, systemy do interaktywnych prezentacji. Coraz częściej korzysta się z obiektów konferencyjnych, które wykazują duży poziom elastyczności. Im więcej pozwalają tym lepiej. W elastyczności oczekuje się możliwości zmian np. nazwy dań menu (pod konkretny temat imprezy), możliwości zmian kolorów ścian czy wykładzin, czy wykorzystanie przestrzeni niekonwencjonalnych również pod imprezy zamknięte (np. basen czy pola golfowe). Dobra i długofalowa współpraca przynosi korzyści obu stronom. Zadowolony event manager chętnie wraca do hotelu, z którym wszystko da się załatwić. Z drugiej strony załoga hotelu ma strażników, którzy pilnują aby konferencja przebiegała bez zastrzeżeń i mają sprawną komunikacją klientem. Ostatnio z obiektu który przeważnie jest używany pod strzelnicę, na jednej z realizacji urządziliśmy pracownię graffiti. Pomimo iż, istniał element ryzyka w postaci dewastacji – hotel podjął takie ryzyko dla dobra sukcesu projektu. I się udało, klient był zadowolony.

3. Co najczęściej wybierają firmy (jaki profil hoteli z opcją konferencyjną) i gdzie - jakie regiony Polski są najpopularniejsze?

Do kompleksowej realizacji imprez klienci wybierają firmy z dużym doświadczeniem i dużym poziomem elastyczności. Lubią pomysły kreatywne, innowacyjne, zaawansowane technologicznie. Obiekty konferencyjne, są wybierane pod konkretny budżet imprezy. Najczęściej zdarza się realizacja w obiektach konferencyjnych standardzie czterogwiazdkowym i więcej. Kryterium lokalizacji i dogodnego dojazdu do obiektu jest tu w rękach klienta. Klienci decydują się na najczęściej na duże miasta takie Warszawa czy np. Kraków, tam jest najlepsza baza hoteli w Polsce. Organizatorzy turystyki biznesowej lubią ten kierunek – głównie przez walory turystyczne jakie przyciąga to miasto. Według raportu Kraków Convention Bureau na temat przyjazdów turystyki biznesowej w samym 2011 roku zostało zorganizowanych aż 1355 imprez motywacyjnych na terenie Krakowa, pokonując nawet Warszawę. W czołówce jest też Wrocław i Poznań. Sam Wrocław wzbogacił się w ostatnich latach m.in. o nowe Regionalne Centrum Turystyki Biznesowej - Hala Stulecia, Centrum Konferencyjne Politechniki Wrocławskiej i kilka nowych hoteli wyposażonych w nowoczesne sale konferencyjne. Poznań stworzył bazę ponad 30 dworków i pałaców Wielkopolski przystosowanych do organizacji szkoleń i konferencji. Zwykle o zasięgu i odległości od siedziby firmy, w jakiej ma się odbyć spotkanie czy konferencja, decyduje klient. Trudno jest wysłać kogoś z Warszawy do Zakopanego – jeśli autokarem jedzie się tam ponad 10 godzin. Dla nas, planistów - komfort gości jest najważniejszy.

4. Ile kosztuje dobre szkolenie (to znaczy w dobrym hotelu, prowadzone przez doświadczoną firmę, z dobrze zaplanowanym czasem dnia)

Dość popularne powiedzenie „Można zrobić event za każde pieniądze” nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości. Wartość usług eventowych jest różnie wyceniana. Tu powinien być brany pod uwagę efekt końcowy jaki klient chce uzyskać na konferencji. Liczy się stopień zaskoczenia gości, liczy się zakres obowiązków, ilość prac przy kreacji graficznej danego wydarzenia. Konferencje są definiowane na liczbę uczestników, rodzaj imprezy, wkład scenografii, techniki, ilości zaproszonych gości, ilości ludzi obsługujących, właściwie dobrani podwykonawcy, wreszcie oprawa artystyczna i tematyka imprezy. W samym środku tkwi cel, czyli co jest do osiągnięcia na tej imprezie. Konferencja na 200 osób może kosztować 150 tys. jak również może kosztować 300 tys. netto. Zależy od bardzo wielu czynników. W planowaniu konferencji niczego nie można pozostawić przypadkowi. W przeciwnym razie każdy błąd, czy niedopatrzenie kosztuje nieplanowane wydatki lub naraża na niebezpieczeństwo pomyślność imprezy.

- 1 - 2 - Powrót do listy artykułów