logo
Jak pisać scenariusz imprezy?

Każdego dnia na świecie odbywają się tysiące eventów, konferencji, wyjazdów motywacyjnych czy innych wydarzeń biznesowych. Zapotrzebowanie na event marketing nie słabnie, a hossa w branży eventowej trwa. Ludzie wolą się spotykać, niż wymieniać maile. I to nas cieszy, prawda?

Zatem to co ma się wydarzyć i cały ten nasz scenariusz imprezy powinien być przygotowany z taką starannością, aby to wydarzenie było unikalne w swym programie, jakości i efektywności.

Zdefiniuj cel. Wszystko zwykle zaczyna się od czystej kartki. Nie ma dwóch tych samych klientów i dwóch tych samych realizacji. Od celu wychodzi „temat”, wybór lokalizacji, jej charakter, scenariusz, scenografia, wykonawcy czy atrakcje. Spróbuj sobie wyobrazić organizację imprezy, którą rok rocznie organizuje Jurek Owsiak, czyli „Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy”. Cel jest jeden – zebranie funduszy na ratowanie dzieci. Reszta to ideologia, narzędzia i elementy, które kreślą całość wydarzenia oraz świadczą o jego końcowym sukcesie. Idąc dalej – na konferencji nie pasuje zorganizować ekstrawaganckiego półnagiego pokazu mody, ani też zapraszać „międzynarodowej mega-gwiazdy”. Impreza może zostać „położona”, jeśli straci kształt, a sedno przekazu informacji zaniknie przysłonięte inną atrakcją. Sztuką jest tak wyważyć wszystkie jej składowe, aby było w sam raz.

Wyobraź sobie, że jesteś dżokejem i masz poprowadzić tak swym koniem, aby pokonać bezbłędnie tor z przeszkodami. Celem jest sukces stajni, z której startujesz. Określ czas pokonania trasy, policz ilość konkurencji do pokonania, oszacuj je w budżecie. Przejedź trasę treningowo kilkanaście albo kilkadziesiąt razy. Pojedź z tempem i spacerowo. Uwzględnij trenera, masażystę, lekarza i gości, którzy będą na tę trasę patrzeć. Widzisz to? Tak samo jest z organizacją spotkań czy wydarzeń.

Kreacja scenariusza rozpoczyna się od jego elementów. Wystarczy spojrzeć na swój projekt „z góry” i wyobrazić sobie że już na nim jesteś. Spróbuj tam być w chwili tworzenia.

1. Oszacuj ramy czasowe, w której planujemy wydarzenie. Rozpisz je.
2. Wybierz „temat imprezy”, który maksymalnie przybliży Klienta do realizacji jego celów.
3. Zdefiniuj typ Imprezy tzn. jaki rodzaj może przynieść najwyższe efekty przy właściwym wykorzystaniu czasu, pieniędzy i energii. „Dokonanie właściwego wyboru jest umiejętnością najbardziej cenioną przez menadżerów odpowiedzialnych za organizację imprez korporacyjnych w swojej firmie” (fragment z książki: „Imprezy Korporacyjne” Judy Allen)
4. Ustal profil uczestnika imprezy – upewnij się, czy zaproponowana impreza nie będzie dla nikogo obraźliwa, uzgodnij z klientem słowa kluczowe i misję wydarzenia, jakie treści są dopuszczalne, a jakie nie.
5. Pamiętaj o szczegółach np. jeżeli jest to rozdanie Oskarów – pamiętaj, że w programie wypada uwzględnić czas na rozmowy z gośćmi, zarówno przed ceremonią rozdania nagród, jak i zaraz po jej zakończeniu.
6. Uwzględnij potrzeby ludzkie i przerwy na jedzenie i picie, zabawę i odpoczynek.
7. Baw się dobrze już przy etapie tworzenia. Bez zabawy nie osiągniesz swego maksimum.

- 1 - 2 - Powrót do listy artykułów